ANTARAYA MEDIA, PALOPO – Pihak Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Kota Palopo menggelar kegiatan sosialisasi tentang fungsi keprotokolan. Kegiatan ini digelar di Aula Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Lantai II Kantor Wali Kota Palopo, Rabu (30/8/2023).
Hal itu bertujuan agar agenda Wali Kota Palopo atau Pimpinan dapat terstruktur sehingga berjalan dengan baik dan lancar. Kegiatan sosialisasi itu dipimpin langsung oleh Kepala Subbagian (Kasubag) Protokol Kota Palopo, Lalu Gde Wirhan Dwi Saputra,S.S.TP, dan dihadiri oleh seluruh Perangkat Daerah (PD) lingkup Kota Palopo.
Lalu Gde Wirhan Dwi Saputra,S.S.TP, yang akrab disapa Lalu mengatakan bahwa sebelum dilakukannya kegiatan sosialisasi tentang fungsi keprotokolan ini, Ia lebih awal menyebarluaskan surat edaran dan standar operasional prosedur pengaturan acara yang berbentuk poster, agar lebih menarik untuk dibaca dan bukan cuma untuk disimpan.
“Isi daripada poster yang telah saya buat, yaitu tentang standar operasional prosedur kegiatan pengaturan acara menerima laporan dari Sekpri Pimpinan terkait surat masuk undangan kepada Pimpinan, menerima arahan dari Kabag untuk koordinasi lanjut dengan penyelenggara kegiatan,” kata Lalu.
“Kemudian koordinasi susunan acara dengan penyelenggara kegiatan, menerima arahan dari kasubag untuk gladi kegiatan, menerima laporan hasil gladi kegiatan, menerima laporan hasil gladi kegiatan dan memberikan masukan, mengecek kembali seluruh persiapan hingga memasuki pelaksanaan acara,” lanjut Lalu.
Diluar dari pembahasan poster, adapun materi sosialisasi yang dipaparkan dihadapan seluruh PD lingkup Kota Palopo, yaitu terkait dengan kegiatan yang dibuat oleh PD yang melibatkan Pimpinan untuk hadir, sehingga diharapkan agar kiranya PD lebih dulu melaporkan ke bagian protokol. Agar agenda Pimpinan dapat terstruktur dan bisa dipersiapkan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) pengaturan acara yang telah dibuat.
“Karena selama ini masih ada beberapa instansi yang mengadakan acara tanpa menyampaikan undangan melalui protokol. yang dimana protokol ketinggalan informasi terkait agenda Pimpinan, sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam mempersiapkan acara yang akan dihadiri pimpinan,” jelas Lalu.
Maka dari hasil sosialisasi, lanjut Lalu, itu diharapkan agar apa yang menjadi penyampaian ini agar bisa di laksanakan bersama-sama dan agar bisa berkomunikasi, berkoordinasi dan berkolaborasi untuk mencapai terselenggaranya acara atau kegiatan yang melibatkan kehadiran Pimpinan berjalan tertib dan teratur.
Disampaikan pula kepada seluruh PD lingkup Kota Palopo, demi kelancaran dan tertibnya setiap pelaksanaan
kegiatan Pemerintah Kota Palopo yang dilaksanakan oleh PD yaitu sebagai berikut:
- Kegiatan yang akan dilaksanakan oleh PD agar disampaikan terlebih dahulu kepada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kota Palopo
paling lambat dua hari sebelum hari pelaksanaan kegiatan. - Perangkat Daerah (PD) yang akan melaksanakan kegiatan agar menyiapkan bahan sambutan dan disampaikan kepada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kota Palopo paling lambat dua hari
sebelum hari pelaksanaan kegiatan itu berlangsung.
Untuk diketahui, pelaksanaan kegiatan sosialisasi ini sehubungan dengan Aksi Perubahan Pelatihan Pengawas Angkatan X Kota Palopo, tentang revitalisasi fungsi keprotokolan dengan tujuan memberikan pemahaman kepada PD yang ingin membuat kegiatan dihadiri langsung oleh Pimpinan. (cc)
